APRIL 16, 2021

La Frontiera Efficiente dei Processi di Middle & Back-Office

Omar Silvano Gallina

Market Solution Director

Reading time: 2 min

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Nell’ultimo decennio le attività manuali e di controllo sono cresciute a causa delle recenti evoluzioni normative, dell’introduzione di nuovi prodotti e di nuovi modelli di vendita, obbligando il mercato ad aumentare le risorse dedicate al Middle & Back-Office.
Queste novità hanno creato discontinuità con il passato per consentire al Back-Office di dedicarsi ad attività di maggior valore automatizzando le attività ripetitive.

Si è quindi reso necessario ripensare ai processi di Middle-Office di negoziazione e di Middle& Back-Office finanziari, operando una significativa semplificazione delle attività e avviando un’iniziativa di Digital Workflow Management che consenta di controllare, instradare ed inviare in modo automatico gli ordini generati dai processi di consulenza avanzata, con l’archiviazione a norma di tutta la documentazione inerente gli investitori superando i limiti dei processi end to end.
Questo permette di essere time to market, di annullare il rischio di errore dovuto al passaggio di informazioni tra più sistemi, completando le attività automatizzate in pochi secondi e di aumentare la qualità del dato, automatizzando il 99% dei controlli e digitalizzando il 95% dei report a supporto delle attività. In questo modo l’intervento dell’operatore sarà richiesto solo per casi particolari o a seguito di anomalie riscontrate, mentre potrà essere sempre attiva la tracciatura della pratica che include gli stati in cui essa si trova e gli operatori che sono stati coinvolti nella lavorazione della stessa nelle diverse fasi attraversate.
Tramite la stessa piattaforma Cloud, le strutture di Middle & Back-Office avranno a disposizione cruscotti di monitoraggio dedicati, con filtri di ricerca per pratica, cliente e advisor che in pochi secondi permettano l’accesso diretto alla documentazione ed alle note ad essa correlata, il tutto archiviabile nel rispetto della GDPR su piattaforme di Document Management.

Automatizzare i processi con la RPA

Già a fine 2019, a causa della pandemia Covid si è reso necessario accelerare i processi di digitalizzazione, dematerializzazione e automazione e per molte realtà è stato indispensabile rendere operativi da subito nuovi modelli di lavoro ed erogazione dei servizi, nonché abilitare l’automazione dei processi al fine di potenziare l’efficienza operativa, migliorare la customer experience e liberare capacità e competenze verso attività a maggior valore aggiunto.
Partendo dall’assunto che l’acquisizione dei dati è il vero motore delle informazioni e che per acquisire questa tipologia di dati serve la tecnologia, è consigliabile introdurre nei processi operativi una soluzione RPA che abilita lo smistamento automatico delle informazioni e permette la digitalizzazione dei processi come l’apertura dei mandati, l’esecuzione degli ordini e la dematerializzazione dei supporti cartacei.

Vediamo come si articola un processo di lavoro in cui non interviene la RPA:

 

  • Ricevimento dei plichi postali
  • Spunta della distinta e della documentazione
  • Smistamento della documentazione
  • Dematerializzazione tramite stampanti o scanner
  • Controllo email con relativi allegati e archiviazione
  • Inserimento dati manuali
  • Riconciliazione informazioni e dati
Lo stesso processo, in seguito all’introduzione della RPA, evolverebbe nel seguente modo:

 

  • Abilitazione alla lavorazione delle pratiche cartacee presenti nella coda di elaborazione
  • Utilizzo della robotica nella lettura dei documenti per estrapolare le informazioni utili
  • Utilizzo di una dashboard per la gestione del workflow operativo e dei sospesi
  • Gestione automatica di un processo di data validation e data quality
  • Automazione dei controlli e delle segnalazioni di eventuali anomalie o casi particolari
  • Gestione del processo step by step per le pratiche che prevedono un’operatività dilazionata nel tempo o per la gestione dei sospesi
  • Alimentazione di archivi o strumenti digitali a supporto degli operatori come scadenzario, promemoria, avvisi
  • Messa a disposizione del cliente di tutte le informazioni necessarie

Ovviamente questo nuovo modo di lavorare costringerà a modificare le attuali strutture dei Back-Office che vedranno diminuire le attività manuali verso l’attività di analisi dati e quindi le risorse potranno finalmente dedicare la maggior parte del loro tempo all’interpretazione degli output piuttosto che alla mera attività di data entry e controllo delle informazioni.

In questo modo, la prossima e non lontana frontiera sarà rappresentata dall’uso della Blockchain e dell’Intelligenza Artificiale.

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